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Der Digitalisierung zum Trotz liegen im Büro und im Privatleben zahllose Unterlagen in Papierform vor. Dokumentenmappen stellen sich als sichere und ebenso stilvolle Lösung für ihre Aufbewahrung und den Transport vor. Die Taschen zeigen sich mit einer Reihe praktischer Eigenschaften und unterscheiden sich hinsichtlich verschiedener Merkmale. Suchst du eine Dokumentenmappe, die in deine Business-Tasche passt und unterwegs zusätzlichen Schutz bietet? Oder geht es dir darum, wichtige Unterlagen wasserfest zu Hause aufzubewahren? Dokumententaschen sind für diese und für viele weitere Aufgaben bereit.
Warum lohnt es sich, in Dokumentenmappen zu investieren?
Es gibt vielerlei Papiere, die du in Dokumentenmappen vor Staub, Licht und Feuchtigkeit schützen solltest. Dazu gehören etwa Geburts- und Heiratsurkunden, Renten- und Pensionsbescheinigungen, Zeugnisse und Qualifizierungs-Nachweise. Kurz gesagt, ist es ratsam, sämtliche Schriftstücke, die nicht oder nur unter hohem Aufwand wiederbeschaffbar sind, an einem sicheren Ort aufzubewahren. In einer Dokumentenmappe schützt du sie nicht nur vor Beschädigungen, du findest sie auch einfach wieder – schließlich befinden sich dann sämtliche wichtige Unterlagen an einem Ort.
Dokumentenmappen haben darüber hinaus eine weitere Funktion inne: Im Jobumfeld dienen sie zur Aufbewahrung von Schulungsunterlagen, Protokollen und anderen Papieren, die du regelmäßig benötigst. Die schlanken und leichten Mappen lassen sich einfach transportieren. Viele verfügen über separate Griffe, Henkel oder Trageriemen. So trägst du sie wie eine Aktentasche oder ein Notebook Case. Andere sind so schmal konzipiert, dass du sie bequem in deiner Business Bag unterbringst.
Was zeichnet die Aufbewahrungstaschen aus?
Eines haben die meisten Dokumentenmappen gemeinsam: das DIN-A4-Format. In diese Versionen passen Standardausdrucke exakt hinein – du nutzt den verfügbaren Platz somit optimal aus. Des Weiteren weisen die Taschen zumeist mehrere Fächer auf, in die du Dokumente unterschiedlicher Art übersichtlich einsortierst und einfach wiederfindest. Ein Reißverschluss, ein Riemen- oder Knopfverschluss mit Überschlag sichert die Papiere vor Staub, Licht und Feuchtigkeit.
Welche Dokumentenmappen stehen zur Verfügung?
Dokumentenmappen lassen sich für unterschiedliche Zwecke einsetzen. So findest du zahlreiche verschiedene Ausführungen vor. Das sind die wichtigsten:
- Dokumentenmappen mit Trageriemen und -griff strahlen eleganten Chic aus. Sie lassen sich als Alternative zur Akten- oder Business-Tasche nutzen.
- Dünne Mappen mit Druckknopf, Gummizug- oder Klettverschluss bieten sich für den Transport in einer Tasche an und lassen sich im Büro platzsparend aufbewahren.
- In Sammelmappen mit Innenklappen bewahrst du wichtige Unterlagen knicksicher auf.
- Besonders komfortabel präsentieren sich Dokumentenmappen, die sich beim Öffnen auffächern. Sie erlauben eine wunderbare Übersicht.
Tipp: Schütze deine Papiere für eine wasserfeste Lagerung zusätzlich mit transparenten Prospekthüllen. Die dünnen Kunststoffmappen zeigen sich teilweise mit verstärkten Lochrändern zum Abheften. Sie bewahren Dokumente außer vor Feuchtigkeit auch vor Staub und Flecken.
Auf diese Ausstattungsmerkmale kommt es an
Für eine bestmögliche Ordnung bei der Aufbewahrung, einen hohen Tragekomfort und mehr Sicherheit: Viele Dokumentenmappen bieten mehr auf – und zwar diese hilfreichen Features:
- Schlüssel- oder Zahlenschlösser verhindern, dass Unbefugte Zugriff auf sensible Daten erhalten.
- Vorrichtungen zur Nutzung in Hängeregistraturen sind perfekt für eine platzsparende und ordentliche Lagerung im Office.
- Dünne Dokumentenmappen aus leichten Materialien verfügen häufig über ein Beschriftungsfeld auf der Vorderseite.
- Abnehmbare Riemen oder Griffe erlauben eine flexible Nutzung als Trage- beziehungsweise Umhängetasche oder als kompakte Hülle in deiner Business Bag.
- Vordertaschen eröffnen dir zusätzlichen Stauraum für häufig benötigte Utensilien, vom Smartphone bis zum Notizbuch.
Tipp: Je wichtiger die Schriftstücke sind, die du in der Dokumentenmappe aufbewahrst, desto mehr Sicherheitsfeatures sollte sie aufbringen.
Nicht zuletzt ist die Größe ein wichtiges Kriterium für den Kauf. Die meisten Exemplare sind im Format DIN-A4 verfügbar und bieten dabei unterschiedliche Kapazitäten. Bei der Auswahl gilt: Entscheide dich besser für einen Innenraum, der den geplanten Bedarf überschreitet. So hast du Spielraum für weitere Unterlagen und diese lassen sich einfacher ordnen. Benötigst du eine Mappe für technische Zeichnungen, Architekturunterlagen oder andere Papiere in größeren Formaten, stehen auch Ausführungen in DIN-A3 oder größer bereit. Gut zu wissen: Meist bestehen diese aus Kunststoff oder Textilien.
Materialien für den stilvollen und sicheren Transport
Abhängig von der Art und Relevanz der Dokumente wählst du Dokumentenmappen aus verschiedenen Materialien aus. Darüber hinaus ist die Optik ein entscheidender Faktor.
- Varianten aus leichtem Kunststoff eignen sich exzellent zur wasserabweisenden Aufbewahrung von Papieren. Kunststoff ist wasserabweisend, lässt sich ruckzuck reinigen, ist sehr leicht und dabei strapazierfähig. Tipp: Ideal ist ein doppelter Feuchtigkeitsschutz. Lege die einzelnen Dokumente zusätzlich in dünne Plastikhüllen, um sie vor dem Eindringen von Wasser zu bewahren.
- Dokumentenmappen aus Textilien wie Filz sind extrem leicht, sehen stilsicher aus und lassen sich einfach in einer Tasche transportieren. Auch für den Einsatz im Büro und zu Hause bieten sie sich aufgrund ihrer wohnlichen Optik an. Sie sind vor allem für Unterlagen gedacht, die keinem besonderen Schutz bedürfen.
- Mappen aus Leder gehören zu den Premium-Ausführungen. Leder zählt zu den langlebigsten Materialien für Dokumentenmappen, ist reißfest und bietet einen gewissen Schutz gegen Feuchtigkeit. Im Laufe der Jahre machen sich Gebrauchsspuren und Lichteinflüsse bemerkbar. Diese sogenannte Patina macht Ledertaschen noch attraktiver.
Gut zu wissen: Dokumentenmappen aus Leder sind häufig so konzipiert, dass du sie wie eine Tasche tragen kannst. Sie erinnern optisch an klassische Lehrertaschen mit ihren Verschlussriemen oder an eine kompakte Notebooktasche.